A Importância dos sistemas de informática para administração das empresas

• By Leonardo Guerra
• 21 janeiro, 2013
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Você está lendo esse post do seu computador, notebook, samartphone ou tablet, no mesmo aparelho que possivelmente você trabalha todos os dias. Suas planilhas, relatórios, todos os dados que você precisa para trabalhar estão nos aparelhos digitais, portanto toda empresa que deseja otimizar o uso da tecnologia acaba recorrendo a esse artifício, o sistema de informática específico para suas atividades.

Mas afinal, se o computador é algo tão versátil, o que é preciso para saber se um sistema virá a auxiliar seus negócios? Enumeramos alguns fatores a levar em  conta na hora de adquirir esse serviço:

1.  A quantidade de processos

Contratos, notas fiscais, boletos, documentos das mais variadas formas, administração financeira ou do caixa da empresa, enfim, de todos os processos que sua empresa realiza no cotidiano, quais o sistema vai contemplar? É claro que quanto mais coisas um sistema de informática realiza pela sua empresa maior o retorno do investimento, não adianta contratar os serviços de um sistema que deixe uma porcentagem significativa do serviço da empresa ainda feita da forma antiga. Nessa parte os sistemas costumam ser específicos e utilizar certos procedimentos como atrativo ao consumidor.

2.A quantidade de tempo

Mesmo com o sistema realizando o trabalho, é preciso levar em conta o tempo que o mesmo utiliza pra realizá-lo, pois o conceito de qualquer sistema de informática (assim como os anúncios também) é a redução do trabalho e aproveitamento do tempo, portanto analise realmente o tempo em que o trabalho é feito e o tempo em que este será feito após a implantação do sistema.

3.O Perfil

Em todos os casos um novo sistema a ser implantado exige obviamente que os funcionários aprendam a usá-lo. Portanto na hora de adquirir o produto é preciso pensar no perfil do usuário, levando em conta aspectos que geralmente são demonstrados pela prestadora: facilidade de uso, semelhança com os processos da empresa, inovação e nível de conhecimento em informática. Atualmente os sistemas esforçam-se ao máximo para proporcionar o uso equivalente para todos os usuários que fizeram treinamento, porém, por diversos fatores há ocasiões onde somente uma ou algumas pessoas saberão utilizar determinada parte do sistema, cabe ao dono da empresa decidir se o treinamento será para uma pessoa ou um grupo. E lembre-se: a empresa, independente do usuário, sempre deve prestar assistência conforme o contrato.

4.A Segurança

A prestadora de serviços deve deixar claro e seguro que os dados dos clientes adquirentes dos sistema serão protegidos, é preciso estar seguro de que os dados não vazarão, ou mesmo que pessoas de dentro da empresa tenham acesso a determinados dados sem autorização. Nesse item é preciso ser mais atencioso, não adianta certificar-se da integridade de um software que vai ajudar a sua empresa a crescer sem também checar a integridade da sua rede de computadores, seu servidor, os terminais e também o acesso a internet. É preciso lembrar que o sistema é um software que será inserido em um meio maior (a rede de computadores da empresa) e os problemas podem ter origem em toda a rede.

5.Adaptação e Inovação

Esse pode ser colocado como principal ponto a ser analisado e exige atenção tanto dos compradores que querem ter o trabalho reduzido quanto os desenvolvedores de sistemas.

É comum o pensamento empresarial  que implica na pergunta “o sistema faz o que eu quero?”, ou seja, o sistema além de ter os processos da empresa, realmente necessita destes semelhantes aos da empresa? esse pensamento pode induzir ao erro mais grave: não deixar que o sistema inove como prometeu. Nesse caso os empresários apenas querem que o sistema faça tudo o que já era feito, do mesmo jeito que já era feito e com o tempo a investimento no sistema se parecerá com algo supérfluo. A maneira certa de se questionar é “como o sistema faz o que eu quero?” e aceitar os processos de inovação que os sistemas buscam proporcionar. Por vezes é difícil abandonar uma forma de trabalho vigente por muito tempo até que se veja na prática que o sistema de informática consegue automatizá-la, portanto, exigir que o sistema contemple as necessidades é natural, porém não se deve questionar e não deixar que o sistema adquirido te traga as respostas e sugestões.

Contratar um sistema de informática para os processos da sua empresa ficarem mais ágeis e fáceis é sim um bom investimento, e com o tempo certo pode aumentar e muito o rendimento do serviço.