NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e outras declarações digitais, afinal, de quem é a responsabilidade?

• By Leonardo Guerra
• 30 janeiro, 2013
• No Comments

No ano de 2012 foi instaurada a obrigatoriedade de várias declarações eletrônicas, dentre elas a NFe(Nota Fiscal Eletrônica). Essas declarações são feitas através de um trabalho conjunto das empresas com os softwares fornecidos pela receita federal, essa integração visa facilitar a vida das empresas, colocando a disposição um serviço digital notoriamente mais rápido (e seguro) do que o sistema manual, no ano de 2012 tornaram-se obrigatórios a declaração do PIS-Cofins, NFe dentre outros.

Vários questionamentos surgem durante a confecção de tais declarações, dentre eles:

Como funciona a declaração?

A receita federal disponibiliza em geral dois itens: o guia para declaração e o software de validação. Em primeiro lugar é preciso deixar claro que os softwares disponibilizados podem importar e validar declarações e também em sua maioria podem confeccioná-las, a principal diferença é que na importação o software assimilará um arquivo de texto gerado por outro sistema enquanto na confecção os dados serão preenchidos manualmente, ou seja, se a empresa utiliza quaisquer programas para administração dos itens a serem declarados, este mesmo programa pode gerar um arquivo de texto somente com os dados a serem importados pelo software da receita federal e nele apenas será feita a validação. O outro caso é quando a empresa não utiliza qualquer tipo de programa específico para sua administração, nesse caso deve-se utilizar o software da receita e informar os dados manualmente. O guia para o layout das declarações são sempre fornecidos pela receita federal, no caso da NFe são fornecidos pela prefeitura, visto que cada prefeitura tem suas particularidades sobre a NFe.

De quem é a responsabilidade desta declaração?

A responsabilidade sobre a declaração vem de três frentes: a empresa/setor de contabilidade da empresa, os administradores prestadora de serviços e os administradores dos programas usados para gerir a empresa.

Da parte contábil deve-se partir os certificados digitais necessários em algumas declarações, por muitas vezes o sistema contábil decide por gerar sozinho as declarações da empresa já que este possui os dados da mesma, porém na maioria dos casos é necessário o trabalho conjunto entre as partes, de qualquer forma, esse setor deve ser o primeiro a ser consultado pela empresa para o esclarecimento de dúvidas sobre o procedimento a ser usado na realização das declarações digitais.

A empresa em si precisa estar atenta aos prazos e principalmente ao fornecimento de dados. Muitas das declarações exigem registros de dados que são de total responsabilidade da empresa, dados como documentos pessoais das partes envolvidas no negócio (como o de proprietários e locatários no caso de imobiliárias) podem ser exigidos no processo e se inválidos acabam por impossibilitar a declaração. Seja lá qual for o método de administração dos dados da empresa, a “base de dados” deve estar sempre atualizada e isenta de erros para que a declaração seja feita fluentemente.

Se a empresa utiliza algum sistema de administração cabe entrar em contato com o mesmo, este sistemas por muitas vezes possui formas de gerar o arquivo “exportação” de dados para ser importado pelo sistema da receita federal, lembrando que ainda sim, a empresa depende da “saúde” da base de dados para qualquer declaração a ser feita.

Em quais detalhes devo prestar atenção?

O principal detalhe são os prazos, após a obrigatoriedade das declarações, essas passaram a gerar multas para atrasos, a empresa deve ficar atenta a quando as declarações devem ser entregues. O segundo fato importante é a informação, a empresa deve estar ciente dos processos que a envolvem, saber se quem fará a declaração será a contabilidade ou o sistema, ou mesmo a própria empresa. A falta de informação é o principal entrave.